Avez-vous déjà eu l’impression que la journée vous échappe alors que d’autres semblent tout réussir facilement ? La réponse ne réside pas dans des formules magiques ou des agendas impossibles à respecter, mais dans des habitudes simples qui font toute la différence. Ceux qui entretiennent une relation saine avec leur temps savent qu’il ne s’agit pas d’en faire plus, mais de faire ce qui compte vraiment. Ils ont appris à faire la distinction entre l’urgent et l’essentiel, à se reposer sans culpabilité et à accepter que tout ne peut pas être fait. Leur secret n’est pas une volonté infinie, mais des systèmes externes qui libèrent de l’espace mental : des routines, des rappels et des listes qui évitent la surcharge. Et surtout, ils ont compris que la productivité durable ne naît pas de la pression, mais de la clarté et du soin de soi. Pour Marta Martín Mazaira, psychologue responsable du domaine clinique chez Alan Espagne, le véritable pouvoir ne réside peut-être pas dans le fait de « faire plus », mais dans le fait de vivre avec plus de calme et de sens.
Pourquoi certaines personnes semblent-elles avoir plus de facilité à organiser leur temps que d’autres ?
C’est une question que j’entends constamment en consultation, et la réponse est beaucoup plus complexe et encourageante qu’il n’y paraît. Ce que nous percevons souvent comme une « facilité naturelle » pour l’organisation est généralement le résultat de plusieurs facteurs qui sont rarement mentionnés dans les livres sur la productivité.
Certaines personnes naissent avec certains avantages dans ce que nous appelons les fonctions exécutives : une plus grande facilité pour la planification, le contrôle des impulsions ou la mémoire de travail. Cela a certes une composante génétique, mais cela est également profondément influencé par nos expériences de vie. Cependant, il y a un élément dont on parle rarement et qui est pourtant fondamental : les privilèges invisibles.
Une personne sans responsabilités familiales, bénéficiant d’une aide ménagère ou sans précarité économique aura objectivement plus de facilité à s’organiser. Ce qui, vu de l’extérieur, semble être un « talent particulier » cache souvent des privilèges structurels que nous ne voyons pas. Et c’est là qu’intervient un autre facteur déterminant : la charge mentale inégale. Certaines personnes gèrent une charge mentale invisible qui consomme d’énormes ressources cognitives : se souvenir des anniversaires, gérer les rendez-vous médicaux de toute la famille, planifier les repas, coordonner les activités…
Quelles habitudes psychologiques distinguent ceux qui parviennent à en faire plus en moins de temps ?
Je préfère reformuler cette question, car « en faire plus en moins de temps » ne devrait pas être notre objectif. J’ai accompagné trop de personnes qui « en faisaient beaucoup en peu de temps » et qui ont fini par souffrir d’épuisement professionnel, d’anxiété et par ne plus se reconnaître elles-mêmes. Ce que j’ai observé chez les personnes qui entretiennent une relation saine avec leur temps n’a pas grand-chose à voir avec les techniques de productivité, mais plutôt avec la façon dont elles se rapportent à elles-mêmes.
Ces personnes ont une vision claire de leurs véritables priorités. Ce n’est pas qu’elles font plus de choses, mais elles font ce qui compte vraiment et cessent de faire ce qui n’apporte aucune valeur à leur vie. Comme me l’a dit récemment une patiente : « J’ai arrêté d’essayer d’être parfaite en tout et j’ai commencé à être suffisamment bonne dans ce qui m’importait vraiment. Mon agenda s’est magiquement vidé ».
Elles cultivent également une saine tolérance à l’imperfection, en faisant la distinction entre les tâches qui exigent l’excellence et celles qui doivent simplement être accomplies. Et quelque chose qui me semble fondamental : elles se reposent sans culpabilité. Ils ont compris que le repos n’est pas une récompense que l’on gagne après avoir suffisamment produit, mais un besoin biologique fondamental. Le cerveau a besoin de pauses pour consolider les informations et rester concentré.
Enfin, ils ne comptent pas uniquement sur leur volonté (qui est une ressource limitée), mais créent des systèmes externes : des rappels, des routines, des listes qui libèrent de l’espace mental et leur permettent de fonctionner sans s’épuiser.
Comment la clarté des objectifs influence-t-elle la gestion du temps ?
La clarté des objectifs est fondamentale, non pas pour des raisons de productivité, mais pour des raisons de santé mentale. Lorsque nous ne savons pas clairement ce qui est vraiment important pour nous, le cerveau entre dans un état d’alerte constant : tout semble urgent, tout semble nécessaire. Cette situation génère une activation chronique du système de stress qui est absolument épuisante.
Les neurosciences nous enseignent que chaque petite décision (« dois-je faire cela maintenant ou plus tard ? », « quelle est ma priorité ? ») consomme de l’énergie cognitive. Lorsque nous savons clairement ce qui compte vraiment, nous réduisons considérablement ces micro-décisions et conservons notre énergie pour ce qui est important.
D’après mon expérience clinique, beaucoup de gens n’ont pas un problème de « gestion du temps », mais plutôt de clarté et de hiérarchisation. Lorsque nous travaillons là-dessus, l’organisation du temps s’améliore généralement de manière presque naturelle. Voici un exercice que je propose souvent : « Si vous regardiez en arrière dans un an, dans quoi auriez-vous voulu investir votre temps ? » Et je ne parle pas de ce qui vous aura rendu le plus productif, mais de ce qui vous aura donné l’impression d’avoir bien vécu votre vie.
Qu’est-ce qui différencie les personnes qui semblent « avoir le temps pour tout » de celles qui sont toujours pressées ?
Il faut le dire clairement : personne n’a le temps pour tout. Les personnes qui semblent l’avoir ne montrent peut-être qu’une partie de leur vie, délèguent de nombreuses tâches ou fixent simplement leurs priorités différemment.
Les personnes qui vivent constamment pressées ont souvent certains points communs : elles surestiment leurs capacités réelles, planifiant comme si elles étaient des machines sans limites physiques ; elles ont du mal à dire non, par peur de décevoir ; elles n’incluent pas de « temps tampon » dans leur agenda et vivent en mode réactif permanent, répondant toujours à l’urgent sans laisser de place à l’important.
Au contraire, ceux qui ont le sentiment d’avoir suffisamment de temps ont appris quelque chose de fondamental : établir des priorités selon leurs propres critères. Comme me le disait un patient il y a quelque temps : « Maintenant, ma question n’est plus « puis-je faire cela ? » mais « est-ce que je veux que cela fasse partie de ma vie ? ». Ils protègent également les marges dans leurs agendas, laissant délibérément des espaces vides, car ils comprennent que la vie a besoin de souplesse, que tout ne peut pas être programmé au millimètre près. Et quelque chose qui me semble crucial : ils ont accepté que certaines choses ne seront pas faites, et ils sont en paix avec cela.
La différence fondamentale entre les deux groupes est que les personnes qui ont le sentiment d’avoir suffisamment de temps ont fait la paix avec leur finitude, avec leurs limites. Ils ont profondément accepté qu’ils ne peuvent pas tout faire, et cette acceptation, paradoxalement, les libère.
Selon vous, quelles sont les habitudes des personnes qui parviennent à faire deux fois plus en deux fois moins de temps ?
Je vais être honnête : je me méfie profondément de ce discours. J’ai trop souvent vu ses conséquences : burnout, anxiété chronique, troubles du sommeil, détérioration des relations et, paradoxalement, baisse des performances à moyen terme. Le cerveau humain a des limites biologiques réelles. L’attention soutenue diminue après de courtes périodes, la créativité nécessite des moments d’apparente « inactivité », la mémoire se consolide pendant le sommeil, et non pendant des heures de travail supplémentaires.
Ce que j’ai observé, c’est qu’il y a des personnes qui travaillent en respectant leur rythme biologique, en connaissant leurs heures de plus grande énergie cognitive et en réservant les tâches complexes à ces moments-là. Elles éliminent également sans pitié tout ce qui est inutile : elles ne travaillent pas plus vite, elles font moins de choses, remettant en question chaque réunion, chaque tâche. Elles protègent farouchement leur attention, désactivant les notifications et travaillant par blocs sans interruption, car le multitâche est un mythe et chaque changement a un coût cognitif. Et elles n’ont pas peur de demander de l’aide et de déléguer.
La question que nous devrions nous poser n’est pas « comment en faire plus ? », mais « qu’est-ce qui me suffit ? Quelle vie est-ce que je veux avoir ? ».
Quel rôle jouent les routines de soins personnels dans la capacité à mieux s’organiser ?
Les preuves scientifiques sont sans appel : prendre soin de soi n’est pas un luxe que l’on s’accorde après avoir accompli tout le reste. C’est la base qui rend tout le reste possible. Un mauvais sommeil affecte directement votre capacité à planifier et à prendre des décisions. L’exercice physique améliore votre concentration plus qu’une demi-heure supplémentaire devant l’ordinateur. Et une alimentation instable a un impact direct sur votre capacité d’attention.
Quand quelqu’un me dit en consultation qu’il n’a pas le temps de prendre soin de lui parce qu’il a trop à faire, je réponds toujours la même chose : «C’est précisément parce que vous avez tant à faire que vous devez prendre soin de vous. C’est comme dire que votre voiture ne peut pas s’arrêter pour faire le plein parce qu’elle a un long trajet à parcourir ».
J’ai vu des personnes qui ont radicalement amélioré leur gestion du temps non pas grâce à des techniques d’organisation sophistiquées, mais simplement en dormant suffisamment, en faisant régulièrement de l’exercice et en mangeant de manière équilibrée. Leur cerveau fonctionnait mieux, et tout le reste — leur capacité de concentration, leur prise de décision, leur énergie — s’est amélioré naturellement.
Pouvons-nous apprendre à être plus productifs sans renoncer aux loisirs et au plaisir ?
Non seulement nous le pouvons, mais nous le devons. Les loisirs et le plaisir ne sont pas les ennemis de la productivité, ils en sont le moteur. Cette question cache une croyance profondément néfaste : que le temps libre est du temps « perdu » qui doit être justifié d’une manière ou d’une autre.
Les moments où l’on « ne fait rien » sont précisément ceux où le cerveau traite les informations de manière plus approfondie. Ils sont essentiels à la mémoire, à la créativité et à la résolution de problèmes. Ces moments sous la douche où vous trouvez soudainement la solution que vous cherchiez depuis des jours ne sont pas le fruit du hasard : votre cerveau a travaillé en arrière-plan.
Le repos véritable améliore les performances cognitives, et le plaisir est un besoin psychologique fondamental, et non une récompense facultative que l’on gagne après avoir tout accompli. Lorsqu’une vie n’est faite que d’obligations et ne laisse aucune place au plaisir, le cerveau passe en mode survie : épuisement, démotivation, vide existentiel. Une productivité durable nécessite des loisirs. Ce n’est pas une concession, c’est une condition absolument nécessaire pour pouvoir fonctionner à long terme.
Pourquoi la gestion du temps est-elle si étroitement liée au sentiment de contrôle et de tranquillité ?
L’incertitude et le manque de contrôle sont des facteurs de stress. Lorsque nous avons constamment l’impression que « le temps nous dépasse », notre cerveau interprète la situation comme une menace et réagit par un stress chronique. C’est comme vivre en état d’alerte permanent, dans l’attente du prochain problème, de la prochaine crise.
Lorsque nous avons le sentiment d’être organisés, nous réduisons cette incertitude, nous augmentons le sentiment de contrôle (« c’est moi qui décide comment j’utilise mon temps, pas les circonstances ») et nous diminuons la charge cognitive. Le système nerveux peut littéralement se détendre.
Mais il y a un piège important : essayer de tout contrôler génère également de l’anxiété. J’ai travaillé avec des personnes qui avaient des agendas parfaitement organisés mais qui vivaient dans une anxiété constante parce que tout imprévu bouleversait leur système. Une gestion saine n’est pas un contrôle absolu, mais une flexibilité avec une structure. La véritable tranquillité ne vient pas du fait de tout contrôler, mais de la confiance dans notre capacité à gérer ce qui se présente.
Comment pouvons-nous gérer la culpabilité de « ne pas en faire assez » dans une journée ?
Cette culpabilité est une épidémie silencieuse, profondément liée au burnout. La première question à se poser est : assez pour qui ? Selon quels critères ? Souvent, cette culpabilité provient de l’intériorisation d’attentes totalement impossibles à satisfaire.
Une chose qui aide beaucoup est de faire une liste à la fin de la journée de ce qui a été fait, car le cerveau autocritique a tendance à effacer automatiquement les réalisations et à ne retenir que ce qui manque. Il est également important de redéfinir ce que nous considérons comme « productif » : prendre soin de soi est-il productif ? Se reposer est-il productif ? Écouter un ami qui en avait besoin est-il productif ? Si seul le travail ou ce qui génère de l’argent compte, nous réduisons la vie humaine à la production économique.
Et pratiquer l’auto-compassion, en nous demandant ce que nous dirions à notre meilleure amie si elle se sentait ainsi. Nous ne nous parlons presque jamais à nous-mêmes avec la même gentillesse que nous parlerions à quelqu’un que nous aimons.
D’après mon expérience, la plupart du temps, la personne en fait suffisamment, mais elle se mesure à des critères impossibles à atteindre. L’objectif n’est pas « d’en faire plus », mais d’accepter nos limites réelles.
Quelles techniques psychologiques aident à rester motivé lorsque nous avons l’impression de ne pas y arriver ? 
Si vous avez chroniquement l’impression de ne pas tout arriver à faire, vous essayez probablement d’en faire plus que ce qui est humainement possible. La solution n’est pas de vous motiver davantage pour suivre ce rythme insoutenable, mais d’ajuster vos attentes à ce qui est réellement possible.
Voici quelques techniques qui peuvent vous aider : réévaluer la situation, en passant de « je n’arrive pas à tout faire » à « je fixe consciemment mes priorités » ; appliquer le concept de « suffisamment bien », en distinguant ce qui nécessite vraiment l’excellence et ce qui doit simplement être accompli ; célébrer les petites réussites, et pas seulement les grands objectifs ; renouer avec le but derrière ce que vous faites, avec le pourquoi, et pas seulement le quoi ; et lorsque vous vous sentez paralysé, concentrez-vous sur « la prochaine action minimale » : pas « terminer le rapport », mais simplement « ouvrir le document ».
En consultation, lorsque quelqu’un dit « je n’ai pas de motivation », nous découvrons presque toujours qu’il y a un réel épuisement, une surcharge objective ou un manque de sens dans ce qu’il fait. La motivation revient généralement naturellement lorsque nous nous attaquons à ces causes réelles, et non lorsque nous essayons de la forcer en augmentant la pression.
Pourriez-vous partager un exemple d’habitude simple que tout le monde peut adopter dès aujourd’hui pour gagner du temps ?
Si je devais recommander une seule habitude que tout le monde peut adopter dès aujourd’hui, ce serait celle-ci : les « dix minutes de fin de journée ». Avant de terminer votre journée, consacrez dix minutes à quatre choses très spécifiques :
- Notez ce que vous avez fait aujourd’hui.
- Videz votre esprit en écrivant tout ce que vous avez à faire.
- Choisissez une seule priorité pour demain.
- Préparez une micro-action spécifique pour cette priorité.
Ce petit rituel ne vous donnera pas plus d’heures dans la journée, mais il vous apportera quelque chose de peut-être plus précieux : une clarté mentale et un sentiment de contrôle sur votre propre énergie. Les personnes qui le pratiquent me disent des choses comme : « Je dors beaucoup mieux depuis que je fais cela » ou « Je ne perds plus la première heure de la matinée à décider par où commencer, je me mets simplement au travail ».
Pourquoi cela fonctionne-t-il ? Parce que cela réduit les ruminations nocturnes (ces pensées qui tournent en boucle et vous empêchent de vous reposer), libère les ressources cognitives que vous utilisiez pour « ne pas oublier les choses » et élimine cette paralysie que nous ressentons parfois au début de la journée, sans savoir par où commencer.
